Unsur, Jenis, Syarat, dan Contoh Surat Dinas

Surat dinas atau Surat Resmi adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan atau kegiatan dinas sebuah instansi atau lembaga.

1. Unsur-Unsur Surat Dinas

Unsur-unsur yang membentuk surat dinas pada dasarnya sama dengan surat resmi lainnya. Struktur surat dinas yaitu:

1. Kepala surat atau Kop Surat (berisi nama lembaga atau perusahaan beserta alamatnya).
2. Tanggal surat.
3. Identitas surat (nomor, lampiran, dan hal).
4. Alamat yang dituju.
5. Salam pembuka surat berupa kata-kata pembukaan, seperti: dengan hormat, salam sejahtera, dan assalamualaikum.
6. Tubuh Surat: Pembuka surat, isi, penutup surat berisi kata-kata penutup, seperti: atas perhatian saudara, kami ucapkan terimakasih.
7. Salam penutup.
8. Pengirim (tanda tangan, nama terang, dan jabatan).
9. Tembusan yang dicantumkan pada akhir surat tersebut.

2. Jenis Surat Dinas

Berbagai surat dinas dapat kita jumpai yang keberadaannya berdasarkan kebutuhan dan tujuan masing-masing pembuatnya. Beberapa jenis surat dinas diantaranya surat dinas biasa (berisi berita pemberitahuan, penjelasan, permintaan, dan pernyataan), nota dinas, memorandum, surat pengantar, surat kawat, surat edaran, surat undangan, dan surat tugas.

3. Syarat Surat Dinas atau Surat Resmi

Surat dinas merupakan surat resmi sehingga penulisannya menggunakan aturan-aturan yang baku dan resmi. Surat resmi hendaklah memenuhi syarat-syarat berikut ini.

1. Menggunakan bahasa baku (ejaan, tanda, baca, istilah, diksi atau pilihan kata, frasa, kalimat, dan wacana). Bahasa yang digunakan pada surat dinas harus bahasa resmi, jelas, dan singkat. Selain itu juga harus sesuai dengan etik, estetika, logika, dan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
2. Menggunakan bentuk surat resmi yang lazim digunakan. Struktur surat, berikut pola dan susunan menggunakan struktur surat resmi.
3. Menggunakan ukuran, bentuk, dan kualitas kertas dan sampul yang baik dan tepat.
4. Memenuhi unsur-unsur surat resmi.
5. Memenuhi etika pembuatan surat resmi dalam hal: sapaan, perbandingan huruf, kebenaran penulisan tempat dan tanggal surat, dan unsur-unsur lainnya.
6. Memperhatikan kebersihan dan estetika pembuatan surat.
7. Surat menarik, padat, dan jelas.

4. Contoh Surat Dinas

Kalian tentu sering melihat atau bahkan pernah membuat surat dinas. Berikut ini salah satu contoh surat dinas yaitu surat undangan. Perhatikan dengan cermat isi, format, dan bahasa yang digunakan.

Demikian pembahasan mengenai Unsur, Jenis, Syarat, dan Contoh Surat Dinas, semoga artikel ini bermanfaat bagi semua orang.